Vor Abschluss der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages bei Kapitalgesellschaften und der notariellen Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung bei den Personenhandelsgesellschaften sollte mit der IHK zumindest die Firma bzw. bei Kapitalgesellschaften der Gegenstand des Unternehmens telefonisch abgesprochen werden. Zum einen werden dabei schon wertvolle Hinweise auf eine eventuelle Verwechslungsfähigkeit mit schon im Handelsregister eingetragenen Firmen (bundesweit) gegeben, zum anderen kann man sich auch über die rechtlichen Voraussetzungen der Firmenbildung beraten lassen.
Nach der notariellen Beurkundung bzw. Beglaubigung besteht die Möglichkeit, sich von der IHK eine sogenannte Vorab-Stellungnahme zur Firma und dem Gegenstand des Unternehmens ausfertigen zu lassen. Damit wird vermieden, dass sich das Amtsgericht zur Prüfung der Eintragungsvoraussetzungen gemäß § 126 FGG und § 23 HRV an die IHK mit der Bitte um Abgabe einer gutachterlichen Stellungnahme wendet.
Die Vorabstellungnahme der IHK sollte dann zusammen mit den Gründungsurkunden und dem Nachweis bei Kapitalgesellschaften, dass die erforderlichen Einzahlungen auf das Stammkapital (bei der GmbH) bzw. die Aktien (bei der Aktiengesellschaft) erfolgt sind, beim Amtsgericht Charlottenburg durch einen Notar elektronisch eingereicht werden (vgl. unser Merkblatt Dok. Nr. 24105).
Wichtig im Zusammenhang mit einem reibungslosen Eintragungsvorgang ist die rechtzeitige Einzahlung des Gerichtskostenvorschusses.
Folgende Fehler bei Gesellschaftsgründungen führten in der Vergangenheit häufig zu Beanstandungen seitens des Amtsgerichtes und damit zu Verzögerungen bei der Eintragung im Handelsregister:
§ 30 HGB wurde nur ungenügend beachtet. Gemäß § 30 HGB muss sich jede neue Firma von allen an demselben Ort oder in derselben Gemeinde bereits bestehenden und in das Handelsregister oder in das Genossenschaftsregister eingetragenen Firmen deutlich unterscheiden. Hier kann ihnen die IHK Berlin im Vorfeld wichtige Hinweise geben.
Häufig werden Firmen beanstandet, weil sie gegen § 18 Abs. 2 HGB verstoßen. Diese Firmen enthalten Angaben, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für die angesprochenen Verkehrskreise wesentlich sind, irrezuführen. Auch hier kann die IHK Berlin im Vorfeld zur Vermeidung von Beanstandungen Hilfestellung leisten.
Häufig werden Zusätze wie "& Partner" oder "Partnerschaft" beanstandet. Bei diesen Zusätzen handelt es sich um die Rechtsformbezeichnung von Partnerschaftsgesellschaften nach dem Partnerschaftsgesellschaftsgesetz. Anderen Unternehmen als Partnerschaftsgesellschaften ist es untersagt eine solche Bezeichnung zu führen.
Des weiteren wurde häufig Folgendes beanstandet:
fehlender Nachweis der Übertragung von Geschäftsanteilen
fehlende summenmäßige Festlegung des Gründungsaufwandes, der von der Gesellschaft übernommen werden soll, im Gesellschaftsvertrag
fehlende Angaben zur Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer in der Handelsregisteranmeldung.
fehlende Bankbelege zum Nachweis der Erfüllung der Einlageverpflichtung.
Sollte es im Zusammenhang mit der Eintragung im Handelsregister zu Verzögerungen kommen, haben sie die Möglichkeit, sich an ihre IHK zu wenden.
